Gestão do Tempo

Você sempre tem muito a fazer... Além de todos os seus projetos atuais, parece que existem mais 50 outras coisinhas que precisam de atenção! Quanto tempo você tem dedicado a cada uma dessas questões? 

Para evitar a sensação de que a pilha de afazeres só cresceu ao longo do dia, organização é essencial! E para conseguir se organizar, é importante entender qual é a melhor maneira de estruturar seu dia. Você sabe qual % do seu tempo você gasta com atividades importantes, urgentes e circunstanciais? 

Atividades importantes, como o próprio nome já diz, são aquelas que trazem resultados de curto, médio ou longo prazo. É a esfera de entrada certa. O que é importante pode ser planejado, e tem tempo para fazê-lo. 

Atividades urgentes são aquelas cujo tempo está curto ou já acabou. Reserve parte do seu tempo para imprevistos, atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas e geralmente causam estresse. Mas elas não devem demandar mais do que 20% do seu tempo. É preciso focar no que é importante para que isso não se torne urgente. 

Atividades circunstanciais são tarefas desnecessárias. Gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas. Quanto você faz coisas para agradar alguém ou esperando apenas apreciação social? Essa esfera da estrada não te leva a lugar nenhum! Não traz resultados e, quando utilizada exageradamente (+10% do seu tempo), geram frustração. 

As composições mais perigosas surgem quando a esfera da importância é menor que das urgências ou circunstâncias. É preciso aumentar seu tempo dedicado às coisas importantes, de forma a levar sua rotina próxima a um padrão ideal. 

Mas como? 

Em geral, antes que as pessoas adotem uma boa metodologia de administração pessoal, há muito do tempo sendo gasto em urgências, o famoso "apagar incêndio", que nada tem de eficiente. O coaching te ensina a discernir as muitas trivialidades do que é essencial! Ao invés de se comprometer com tudo, sem examinar nada, aplique critérios exigentes para encontrar a melhor oportunidade.

Comece removendo obstáculos para que a execução seja o mais fluida possível. A execução do seu planejamento deve ser com o mínimo esforço. Sendo assim, antes de começar qualquer atividade, pergunte-se: há algo que pode me bloquear ou atrapalhar? Há algo que posso fazer para simplificar? Faça a preparação mínima viável, comece com o mínimo investimento possível, concentrando-se no progresso mínimo viável. Lembre-se de quebrar grandes atividades em pequenas etapas, assim fica mais fácil concluir o que deseja!

Como dar importância ao que é importante?

Priorizar é fundamental!

Com tantas prioridades zunindo no seu cérebro ao mesmo tempo, é difícil dar conta de qualquer uma delas! A ansiedade de não saber por onde começar pode te deixar em um estado de dúvida paralisante, fazendo você se sentir travado e pressionado. 

A Matiz de Eisenhower é um jeito fácil de definir como priorizar suas tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes. A ideia é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência.

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” – Dwight Eisenhower, 34º Presidente Americano

A tomada de decisão está intrinsecamente ligada a emoção. A parte de seu cérebro ligada à racionalidade e a tomada de decisão, o córtex orbito-frontal, e a parte de seu cérebro associada com emoção, a amígdala, na maior parte do tempo estão trabalhando juntas quando você está processando pensamentos complexos.

Isso significa que a tomada de decisão está, na verdade, ligada ao seu estado de humor. De fato, a ansiedade e a depressão são normalmente definidas como sentimentos de imobilidade, de estar travado, e a uma incapacidade de tomar decisões.

É por isso que usar uma ferramenta gráfica como a Matriz de Eisenhower ajuda a fazer a triagem de suas tarefas ou das decisões que tem que tomar, é um jeito fácil de reduzir sua carga emocional.

Quais sentimentos, positivos ou negativos você tem quando realiza atividades urgentes? E quais resultados elas trazem para sua vida em médio e longo prazo? 

Quais sentimentos, positivos ou negativos você tem quando realiza atividades circunstanciais? E quais resultados elas trazem para sua vida em médio e longo prazo? 

Há outra maneira de atingir esses sentimentos, porém realizando atividades importantes

Vou dar um exemplo para simplificar. Você fica um bom tempo do dia nas redes sociais. O que você quer, na verdade? Relaxar? O que você acha de relaxar praticando algum esporte, que além de liberar hormônios que trazem prazer, felicidade e relaxamento, são importantes para sua saúde? Ou se você quer, na verdade, se conectar com seus amigos, que tal marcar aquele almoço que vocês sempre adiam? Investir nos seus relacionamentos importantes não é um melhor uso do seu tempo?

Faça esse exercício e me conte o que achou! ;)

Com o coaching, usamos várias ferramentas para mapear o uso do seu tempo e criar planos de ação para que você viva uma rotina eficaz rumo aos seus objetivos! 

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